טלפונים מבוססי פרוטוקול אינטרנטי (IP), הם הסחורה החמה בשוק הטלפוניה בשנים האחרונות. ברמה הביתית, נתח השוק הולך וגדל בהתמדה, שעה שצרכנים פרטיים רבים מבינים את היתרונות הרבים ברמת השירות והמחיר. במרחב העיסקי, טלפוניית IP הופכת בהדרגה מ'הדבר החם הבא' למערכת תקשורת סטנדרטית ומקובלת שכל ארגון או חברה רצינית זקוקים לה. היתרונות של שימוש במרכזיות IP בעסקים הן רבות : החל מניהול ובקרה טובה יותר של התקשורת עם גורמי חוץ, דרך ניהול תקשורת פנימית יעילה ובשורה התחתונה מדובר בחסכון משמעותי בעלויות.
התממשקות עם המחשב
מרכזיית IP בעסק, בגלל השימוש שלה ברשת האינטרנט כאמצעי העברת נתונים, עושה מעין דיגיטליזציה של שיחות הטלפון במשרד. ברמת הקשר עם לקוחות, ספקים או עמיתים, ניתן לממשק את הטלפון עם המחשב כלומר להעביר נתונים מאחד לשני : לזמן פגישות, להעביר קבצים ישירות מהמחשב – כך שהמיילים במחשב והטלפון חוברים זה לזה. התוצאה היא יעילות ונגישות הרבה יותר גבוהה בתקשורת עם גורמי חוץ ופנים ארגוניים.
בקרה וניהול תקשורת פנימית
אספקט נוסף של אותה טכנולוגיה, נוגע ליכולת לתעד ולבקר את ניהול השיחות בארגון. ניתן בקלות רבה, לתעד באופן ממוחשב ואוטומטי את כל השיחות שבוצעו ואפילו להקליט אותן. הממשק הנוח בין הטלפון למחשב מאפשר לחברות שמנהלות תעבורת שיחות גבוהה, כגון מרכזי שירות לקוחות, לנהל נכון יותר את המענה, ליעל ולבקר את מערך שירות הלקוחות.
תקשורת ארגונית זולה ויעילה בכל העולם
יתרון נוסף ויוצא דופן משפיע באופן ישיר על הוצאות התקשורת של החברה. מרכזית IP משוחררת מהתלות והתשלום לספק טלפונייה, כך שהתשלום היחיד הוא על הוצאות האינטרנט. הנתון הזה משמעותי במיוחד כשלחברה יש אתרים ברחבי העולם או נציגים שנשלחו לחו"ל. התקשורת איתם באמצעות מכשירים ניידים מבוססי IP זולה מאוד ומאפשרת תקשורת רציפה ומקצועית הרבה יותר מבעבר.
תחזוקה זולה
בעוד שבמרכזיות PSTN רגילות יש להשתמש בשירותי תחזוקה חיצוניים של טכנאי טלפוניה, הרי שמרכזיות העושות שימוש בטכנולוגיית IP ניתנות לתחזוקה על- ידי אנשי הסיסטם של הארגון. בחלק מהמקרים, אנשי הסיסטם יצטרכו לעבור הדרכה או קורס בן מספר ימים על- מנת להתמחות בסוג ציוד זה. ייתכנו גם מקרים בהם הארגון אכן ייאלץ להיעזר בסיוע מקצועי חיצוני, אולם לבטח מספרם יהיה נמוך מבעבר – כאשר השתמשו במרכזיות רגילות. אנשי הסיסטם של הארגון יוכלו להוסיף או להוריד שירותים עבור שלוחה ספציפית בלחיצת כפתור – פתרון שחוסך זמן וכסף ומייעל את התנהלות העסק.
לעסקים חדשים, כמו גם לעסקים ותיקים, גדולים כקטנים, מומלץ להשתדרג ולעבור לשימוש בטלפוניית IP. כאמור, המעבר לאמצעי תקשורת מסוג זה יגרום לצמצום בהוצאות התקשורת של העסק ולחסכון מחד, ומאידך יוכל העסק להמשיך ליהנות משירותי הטלפוניה המסורתיים ואף משירותים חדשים אשר אינם מתאפשרים במסגרת השימוש בטלפוניה המסורתית.
